Quem já enfrentou a frustração de tentar adquirir um produto e descobrir que não há sequer uma unidade em estoque sabe que isso praticamente anula a possibilidade de comprá-lo novamente no mesmo lugar. É por essas e outras razões que conhecer e administrar bem o estoque são obrigações das empresas que querem se destacar no mercado, atrair e manter seus clientes. Para saber se o estoque tem mesmo o que a loja oferece, é necessário realizar o chamado inventário de estoque. Quer saber mais? Acompanhe o artigo.

O inventário de estoque é o sistema de identificação, classificação e contagem dos produtos que estão armazenados. Em outras palavras, trata-se de uma lista de produtos e materiais disponíveis. Ele é composto por dados precisos e úteis para a tomada de decisão, e envolve também os itens em falta, sem giro, avariados e/ou vencidos. No Brasil, as Normas Brasileiras de Contabilidade regulamentam a criação de um inventário e os padrões a serem seguidos, como o Registro de Inventário.

Considerado como parte importante da estratégia de gestão, o inventário de estoque, na verdade, vai além do controle de entrada e saída de mercadorias, pois ajuda a melhorar a administração à medida que aperfeiçoa a gestão de compras, qualquer que seja o tamanho da empresa. Com o inventário é possível manter as prateleiras sempre abastecidas, evitar furtos, perdas, extravios e até a deterioração dos produtos.

Qualquer que seja o modelo de inventário de estoque, é importante que seja bem detalhado, para ajudar a corrigir falhas e facilitar o processo logístico. Caso haja desarmonia entre os itens do inventário físico e a área contábil, multas podem ser aplicadas pelo fisco.

Entre os tipos de inventário de estoque, os mais comuns são o rotativo e o periódico. O rotativo requer a contagem com frequência predefinida, que pode ser semanal, quinzenal ou mensal, por exemplo. Esse tipo de contagem é importante em empresas com alto giro de mercadorias. Já o inventário periódico é feito ao fim de um período determinado pela empresa, para atualizar as informações do sistema, sanar os problemas existentes e criar demonstrativos financeiros detalhados.

O que é necessário para realizar um inventário de estoque?

Para que a empresa realize o inventário de estoque de maneira assertiva, é indicado que redobre a atenção aos seguintes passos:

Agendar a melhor data

Escolha um momento em que a empresa esteja sem movimentação de estoque, como fins de semana e feriados. Isso facilita a tarefa de relacionar os itens.

Organizar os itens

Para aumentar a eficácia da atividade, a boa organização dos produtos se faz necessária. A criação de caixas, prateleiras e armários para cada modelo de produto pode ajudar. Os itens descritos como ultrapassados devem ficar em área isolada, e a área de compras precisa receber todas as informações.

Descrever detalhadamente

Cada produto deve ser separado por categoria, como alimentos, limpeza, e deve ser descrito de forma bem detalhada, com peso, cor, medida, voltagem, por exemplo. Para completar, deve-se acrescentar os valores de compra e venda.

Contar e recontar

Contar cada produto e somar as unidades que estão em caixas é a etapa mais trabalhosa do inventário de estoque. Como a contagem é manual, a recontagem garante que não haja erro. Com os produtos identificados e o peso da embalagem avaliado, é preciso avaliar também a qualidade e as condições de armazenamento.

Atualização periódica

As entradas e saídas de produtos devem ser atualizadas constantemente, senão de nada adianta o inventário de estoque. As informações para as áreas de vendas e expedição devem ser exatas.

 Utilização da tecnologia

Utilizar os recursos da tecnologia é uma necessidade para realizar esse tipo de trabalho. Para otimizar o processo, o ideal é utilizar um software de gestão que mantenha os dados atualizados. Quando a empresa possui controle informatizado do estoque, independentemente do número de itens a administrar, o inventário pode ser feito por categorias, evitando a concentração de pessoal e diminuindo o tempo na contagem.

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