A diferença entre o sucesso e o fracasso da empresa no mercado pode estar na acuracidade de estoque. Quer saber por quê? Vem com a gente!

À precisão dos dados e informações de um estoque, dá-se o nome de acuracidade de estoque. A palavra está relacionada com a acurácia, termo bastante utilizado na Física e na Matemática para definir a proximidade de um resultado experimental com o seu valor real. Quanto maior a acurácia, mais autêntico é o resultado da experiência. Já o termo acuracidade surgiu a partir da palavra inglesa “accuracy”, que pode ser traduzida como “precisão”, “exatidão” e “rigor”.

A acuracidade de estoque, também chamada de auditoria de estoque, é a apuração e a análise do estoque do varejista, ou seja, do que está presente fisicamente na loja comparado ao que está registrado no sistema de controle de mercadorias. Só haverá acuracidade de estoque se os números apurados forem exatamente iguais.

Qual a importância da acuracidade de estoque?

A importância da acuracidade de estoque para as empresas está, primeiramente, no fato de demonstrar que os dados registrados são confiáveis e que a gestão de estoques está fluindo bem. A falta desse controle nos estoques pode trazer prejuízos para a empresa: o departamento comercial pode vender o que a empresa não tem para entregar, ou deixar de vender por falta de confiança se há produtos disponíveis. Uma indústria corre o risco de não conseguir entregar dentro do prazo por falta de matéria-prima, por exemplo. De qualquer forma, a credibilidade da empresa fica comprometida.

O departamento de compras também pode ser prejudicado pela falta de acuracidade de estoque, pois não terá os dados corretos para fazer a solicitação de produtos ou matéria-prima. Consequentemente, pode haver escassez de itens para produção, além de funcionários sem atividade durante o expediente, o que resulta em despesas para a empresa. As consequências podem chegar ao cancelamento de pedidos. Para completar, o prejuízo gerado pela falta de acurácia de estoque atinge também o setor financeiro, pois a divergência entre as informações afeta os cálculos de custos e a lucratividade.

Dentre os benefícios da acuracidade de estoque, destaca-se o fato de que ela possibilita um melhor planejamento de crescimento para a companhia, bem como do que se refere às ofertas especiais ou aos lançamentos de produtos. Além disso, ajuda a aumentar as vendas, diminui as perdas com produtos parados nos estoques ou extraviados, garante a entrega ao cliente dentro do prazo, reduz os índices de ruptura e os estoques de segurança, diminui as horas ociosas dos funcionários e traz maior produtividade e eficiência.

Como calcular o indicador de acuracidade de estoque?

Critério qualitativo

Para chegar ao indicador qualitativo é necessário utilizar a quantidade de estoque físico apurado no inventário e dividi-la pelo estoque físico. O resultado definirá o nível de exatidão dos saldos de estoque, da média ou de um SKU em específico, se desejar.

Acuracidade de estoque = Saldo da quantidade física / Saldo da quantidade contábil x 100

Para o critério qualitativo, é preciso identificar no inventário todos os SKUs cuja diferença é igual a zero, ou seja, itens em que o estoque contábil seja exatamente igual ao físico. O passo seguinte é quantificar o volume de SKUs aferidos. Após essas informações serem identificadas, é só dividir a quantidade de SKUs com diferença igual a zero pela quantidade de SKUs. O resultado será o indicador de acuracidade de estoque qualitativo.

Acuracidade de estoque = Quantidade de SKUs = 0 / Quantidade total de SKUs

As empresas podem utilizar alguns passos simples para ajudar na organização dos estoques e obter a exatidão das informações para a acuracidade de estoque:

1 – Classificação dos itens

Fazer uma classificação prévia dos itens armazenados no estoque, de acordo com o valor da mercadoria, a quantidade de uso e o grau de importância, ajuda na organização. A partir daí, é possível criar um sistema rotineiro de contagem dos itens seguindo a ordem de relevância que eles têm para a empresa.

2 – Contagem periódica

Estabelecer contagens regulares de cada material torna-se possível com os itens organizados de maneira sistemática. Os de maior importância podem ser avaliados diariamente, enquanto os de menor custo podem ser verificados em períodos mais longos. Isso torna mais fácil a correção de erros, caso haja divergência nos registros.

3 – Infraestrutura de armazenamento

A escolha do local adequado para o estoque é essencial para que não haja riscos de danos causados pela ação do tempo. O espaço deve atender à capacidade de estoque, manter a segurança dos itens e ser funcional para o desenvolvimento das atividades. Além disso, manter um clima adequado no ambiente ajuda a evitar excesso de umidade ou insetos. Esses cuidados simples também contribuem para a acuracidade de estoques.

4 – Foco na organização

O treinamento dos funcionários é importante para que eles saibam organizar os estoques de maneira adequada. Eles também devem aprender sobre a maneira correta de realizar a movimentação das mercadorias para evitar perdas de produtos. Também vale ressaltar para eles a importância do cumprimento das regras de organização da empresa e mostrar a relevância dessa sistemática para o controle dos prazos e de todo o processo de vendas da companhia.

5 – Ferramentas tecnológicas

Investir em sistemas de qualidade que favorecem o controle das informações e a automatização de processos é essencial para a organização da empresa. Alguns sistemas ERP possibilitam a conferência dos estoques por meio de leitores e coletores de dados. Eles também favorecem a contagem cíclica dos produtos por periodicidade ou curva ABC. Com esse registro detalhado no sistema é possível gerar bons indicadores de acuracidade de estoque e divergência.

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