2 de setembro de 2021 | 

Como fazer o controle de estoque?

Quem quer garantir o bom funcionamento das operações e vender mais deve cuidar bem do controle de estoque, que consiste, basicamente, em registrar e controlar tudo o que entra e sai da empresa para garantir que as demandas sejam atendidas sem excessos ou prejuízos.

Esse trabalho permite à empresa prever as necessidades de compras, reduzir perdas por roubo ou vencimento dos produtos e ainda obter melhores condições de negociação com fornecedores. Além disso, o controle de estoque ajuda a monitorar os prazos de vencimento, a elaborar as campanhas de marketing e preparar ações para as datas comemorativas.

Pelo controle de estoque, o gestor passa a ter um olhar mais amplo sobre as mercadorias da empresa, porque fica atento à sazonalidade do setor em que elas estão inseridas, aos cuidados para armazenamento dos produtos, às mercadorias sem giro que representam dinheiro parado e ao treinamento dos funcionários.

Quais os passos para o controle de estoque?

Antes de iniciar o controle de estoque, é preciso escolher a forma como ele será feito, que pode ser via fichas impressas, planilha de controle ou sistema. Vale ressaltar que os sistemas de gerenciamento empresarial – os ERP (Enterprise Resource Planning) – automatizam processos, reduzem falhas e reúnem informações em um só lugar.

Para o controle de estoque eficiente, será necessário:

1) Identificar os produtos

É possível criar um código para cada tipo de item que existe no estoque, ou utilizar o código de barras.

2) Diferenciar e enumerar os itens estocados

Os itens podem ser classificados conforme a natureza – como matéria-prima, mercadoria, produto novo ou antigo – ou suas características – como cor, tamanho e peso. Essa organização faz o controle de estoque ser eficiente.

3) Implantar a classificação de materiais

Trata-se da separação dos itens por famílias ou grupos, entre finalidade do uso da matéria-prima, bens para varejo e consumo interno da organização.

4) Definir padrões de estoque

Nesse passo do controle de estoque é necessário estabelecer as quantidades mínima e máxima para cada produto. A mínima ajuda a determinar quando é preciso fazer novas compras; a máxima auxilia para que o estoque esteja no mesmo nível da demanda do mercado.

5) Fazer o levantamento do estoque da empresa

Com os produtos identificados, diferenciados, agrupados e o padrão de estoque definido, é hora de fazer o levantamento do estoque propriamente dito. A quantificação facilita o trabalho, e os dados devem ser atualizados.

6) Controlar cada transação

O controle de estoque deve incluir informações como quantidade, custo unitário e o total de mercadorias vendidas. Esse passo torna possível visualizar a lucratividade por material e analisar a viabilidade da mercadoria no catálogo de produtos comercializados.

7) Fazer inventário e revisão periodicamente

Para o controle de estoque, é necessário conferir a quantidade controlada financeiramente com o estoque físico de itens. Logo, é importante que sejam feitos tanto o inventário como a revisão de estoque periodicamente.

8) Controlar o giro de estoque

Essa ação possibilita saber exatamente quanto tempo cada item demora para sair do estoque, bem como identificar os de maior volume de movimentações. Portanto, é necessário reunir as informações sobre todos os controles de movimentação dos materiais, o que possibilita o gerenciamento eficaz das compras e maior vantagem para a empresa no mercado.

9) Limitar as perdas

Perdas de mercadorias são inevitáveis, mas é bom estabelecer um limite que não ultrapasse a meta estipulada, para evitar prejuízos.

10) Evitar a estagnação

O controle de estoque vai apontar os produtos que não têm tanta saída como outros. Aproveitar essa identificação para que deem espaço aos de maior saída é boa estratégia. A solução pode ser promoções ou descontos que os façam sair do estoque.

11) Preparar a equipe

A equipe precisa estar preparada para o controle de estoque da empresa. É necessário direcionar a liderança para o responsável pelo acompanhamento do controle, que é incumbido de monitorar todas as movimentações ocorridas.

12) Calcular custos

Ao fazer o controle de estoque, é fundamental calcular os custos no que diz respeito ao espaço utilizado e à equipe que vai cuidar dele, para que estejam adequados à realidade da empresa.

13) Investir nas entregas

O controle de estoque também deve abranger os cuidados com as entregas, para que não sejam enviados produtos com defeito, errados ou em atraso para os clientes. Isso evita os retornos para o estoque e fortalece a boa imagem da empresa.

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